REGISTRAZIONE INCASSI

Una volta che abbiamo emesso una fattura, arriva il lieto momento di incassare e registrare tale incasso nel programma. Per farlo, nel Programma di Fatturazione per Regime Forfettario abbiamo inserito la possibilità di indicare l'incasso della singola fattura. Tale incasso può essere fatto in modo parziale oppure totale. Prima pero di procedere con il registro degli incassi delle fatture, bisogna avere registrato nel nostro programma tutte le modalità di pagamento con cui lavoriamo. Se non si è ancora fatto, potete farlo seguendo la guida di come inserire le modalità di pagamento.

Prenderemmo sempre come spunto, la fattura creata anteriormente. Apriamo quindi la scheda anagrafica del cliente e andiamo sulla sezione Fatture.

In questa sezione troveremmo tutte le fatture che sono state emesse nei confronti del cliente. Inoltre troveremmo la situazione della fattura e anche i pagamenti frazionati oppure completi che abbiamo registrato. 

Facendo un clic col tasto destro del mouse sul numero della fattura, compare un menu da dove possiamo selezionare la voce 

Viene presentata la finestra per il registro del pagamento.

Inseriamo quindi il valore, la modalità e la data in cui è stato effettuato il pagamento. La descrizione del pagamento è opzionale e la possiamo lasciare in bianco se vogliamo.

Tramite il pulsante Registrare incasso, procediamo con la registrazione. Ci verrà chiesta una conferma.

Rispondiamo SI. una volta fatta l'operazione ci verrà chiesto se desideriamo generare la ricevuta.

La ricevuta è opzionale dentro del Programma di Fatturazione per Regime Forfettario, il programma,  per ogni pagamento, genera una ricevuta interna, che possiamo stampare quando vogliamo. Se rispondiamo di SI, viene generato un PDF e subito dopo aperto non il lettore PDF predefinito che abbiamo nel PC in uso.

La ricevuta può essere stampata anche ulteriormente, dalla sezione Pagamenti nell'anagrafica cliente.

Una volta registrato l'incasso, vedremmo la finestra che include il pagamento appena registrato.

Se torniamo alla anagrafica cliente, vedremo che in tempo reale il dato è già aggiornato.

Se registriamo altri incassi della stessa fattura, questi verranno sempre visualizzati in modo indipendente per facilitare la comprensione della situazione.

SETTAGGIO - MODALITÀ DI PAGAMENTO

Prima di fare la registrazione degli incassi, nel Programma di Fatturazione per Regime Forfettario, è necessario indicare quali sono le modalità di pagamento che accetteremo. Questo elenco è personalizzabile per ogni impianto del programma e lo potete variare tutte le volte che abbiate bisogno. Per aprire la sezione di configurazione delle modalità di pagamento, seguiamo il percorso indicato.

Fatto questo, comparirà la finestra principale per la Gestione delle modalità di pagamento.

Come possiamo vedere, al momento ci sono due modalità inserite, aggiungeremmo in questo esempio, la modalità Bollettino Postale. Inseriamo quindi nella parte di sotto il dato.

Una volta fatto, premiamo il pulsante Nuova Modalità di Pagamento per aggiungerlo. Riceviamo quindi la conferma da parte del programma.

la nuova modalità di pagamento è stata inserita e la possiamo utilizzare dove il programma ci permetterà d'indicarla.

FATTURAZIONE DA PREVENTIVO

Una volta creato un preventivo, è possibile che arrivi il momento di fare la fattura prendendo como base di partenza il preventivo.

Prendiamo come esempio, il preventivo che abbiamo creato anteriormente. Per farlo, possiamo andare alla sezione Preventivi nell'anagrafica del cliente oppure dalla sezione principale del programma, premere il pulsante Preventivi che mostrerà tutti i preventivi che abbiamo fatto.

In questo elenco, ci sono anche le indicazioni del numero di fattura che è stato già associato ad un preventivo. I preventivi che sono già stati fatturati non possono essere più modificati. Se si desidera è possibile duplicare un preventivo ed attribuire il duplicato ad un altro cliente, questo è spiegato nell'articolo sulla duplicazione dei preventivi.

Sulla riga del preventivo che desideriamo fatturare, (nel nostro caso il numero 7), facciamo clic con il tasto destro del mouse, e tramite il menu che compare, selezioniamo la voce Fatturare. 

Il programma chiede la conferma dell'operazione che vogliamo realizzare.

Rispondendo di SI, procediamo quindi con la generazione della fattura. Una volta finita la generazione della fattura, ci viene mostrato una finestra d'informazione dove c'e il numero di fattura che il programma ha attribuito.

A questo punto per vedere la fattura (stampata) possiamo andare all'anagrafica cliente e nella sezione fatture, utilizzare la opzione Vedere Fattura che compare quando si fa clic col tasto destro del mouse sul numero della fattura.

Oppure, possiamo tramite la sezione principale fare lo stesso sul numero della fattura dell'elenco di tutte le fatture che abbiamo generato col programma.

Entrambi percorsi fanno si che il programma faccia un PDF da consegnare al nostro cliente.

DUPLICARE UN PREVENTIVO

Per facilitare la gestione dei preventivi e velocizzare il lavoro, nel Programma di Fatturazione per Regime Forfettario, si è inserita la possibilità di duplicare un preventivo. Seguiremmo il percorso del preventivo che abbiamo creato in precedenza. Per fare la duplicazione di un preventivo possiamo seguire uno dei seguenti metodi:

1) Tramite la sezione Preventivi nell'anagrafica cliente.

2) Dal interno del preventivo.

3) tramite il menu che compare facendo clic col tasto destro del mouse sulla riga del preventivo.

Tutti i tre percorsi descritti fanno che il programma presenti la finestra per la duplicazione del preventivo scelto. Non ha importanza se il preventivo è stato fatturato o no. 

In questa finestra vengono mostrati i dati del preventivo scelto e a chi è stato fatto. Dobbiamo quindi selezionare il cliente a cui vogliamo intestare il nuovo preventivo risultante della duplicazione. Lo facciamo tramite il pulsante con l'immagine della lente di ricerca.

Selezioniamo il cliente facendo doppio clic sulla riga del cliente.

Per iniziare con la duplicazione, facciamo clic sul pulsante Duplicare Preventivo, in modo che il programma inizi il processo di duplicazione.

Prima di iniziare la duplicazione, è richiesta una conferma. 

Scegliamo SI.

Al termine dell'operazione, si mostrerà una messaggio d'informazione con il numero di preventivo che è stato assegnato.

A questo punto possiamo aprire il preventivo e fare qualsiasi operazione.

CREAZIONE PREVENTIVI

Una volta inserito un nostro cliente, è il momento di fare un preventivo.

Per fare un nuovo preventivo faremmo clic nel pulsante Nuovo Preventivo.

Compare la finestra per l'inserimento di un nuovo preventivo.

Tramite il pulsante di ricerca, selezioniamo il cliente a cui faremmo il preventivo. 

Il programma a questo punto farà comparire una finestra per la ricerca del cliente, nella quale, potremmo selezionare il cliente fra tutti quelli inseriti nel programma. In tale finestra, se ci fossero tanti clienti, sarà possibile accorciare l'elenco tramite le caselle di filtro per velocizzare la ricerca del cliente.

Una volta individuato nostro cliente faremmo un doppio clic sulla riga che lo contiene. Nel nostro caso selezioneremmo il cliente oggetto del nostro inserimento di esempio.

Se lo desideriamo e abbiamo creato delle condizioni di pagamento, possiamo fare la scelta tramite il combobox Condizione Pagamento.

A questo punto inseriamo il dato del nostro preventivo nella casella d'inserimento della descrizione, quantità e prezzo.

Per aggiungere, lo si fa premendo il pulsante con la freccia. Ripetiamo questa operazione per continuare ad aggiungere righe se necessario.

Una volta che abbiamo finito, si procede a salvare il preventivo premendo il pulsante Nuovo Preventivo, in questo modo, il programma farà la registrazione e assegnerà il numero a nostro preventivo.

Dopo che il numero di preventivo è stato assegnato, compaiono altri pulsanti nel preventivo, questi sono: Stampa, Duplicare e Fatturare.

Tramite questi pulsanti, possiamo fare delle operazioni a seconda della nostra necessità. Vediamo per il momento la opzione di stampa, che produce il seguente risultato.

Le altre opzioni del preventivo saranno spiegate in altri articoli su questo blog.

INSERIMENTO CONTATTI - ANAGRAFICA CLIENTE

L'anagrafica cliente del Sistema di Fatturazione per Regime Forfettario, si presenta cosi:

Faremmo attenzione in questo articolo, sulla sezione che riguarda i Contatti.

Come abbiamo visto nell'articolo che riguarda la Gestione dei Campi Aggiuntivi dell'Anagrafica Cliente, è un problema noto nella maggior parte dei programmi di gestioni presenti nel mercato, il fatto di gestire un numero limitato di contatti e tipi di contatto per i clienti. Si da il caso che, se il cliente ha tanti recapiti oppure, sempre dallo stesso cliente, abbiamo la necessità di registrare i recapiti di diverse persone. Per questo motivo, alla pari che la Gestione dei Campi Aggiuntivi nell'Anagrafica Cliente, esiste anche la possibilità di fare l'inserimento di tutti i contatti di cui abbiamo bisogno. 

In modo predeterminato, l'impianto iniziale del Sistema di Fatturazione per Regime Forfettario viene con il solo tipo di contatto 'Telefono' ma questo può essere ampliato in modo personalizzato.

Cosa sono i Tipi di Contatto?

I Tipi di Contatto sono la maniera con cui si contatta il cliente. Per esempio, il 'Telefono' è un tipo di contatto, il 'Cellulare' è un altro e cosi via.

Come si aggiungo i Tipi di Contatto?

per farlo bisogna andare nella sezione configurazione:

Viene aperta la finestra Gestione Tipologia Contatti.

Come detto prima, la sola tipologia presente al momento nell'impianto del prodotto, è 'Telefono'. Per aggiungere altro, in questo caso lo faremmo con la voce 'Cellulare', basta utilizzare la casella posta in basso. Faremmo quindi l'inserimento della voce 'Cellulare'.

Premendo il pulsante di salvataggio posto sulla destra della casella, inizierà l'inserimento del dato nel DataBase. Viene mostrato un messaggio a inserimento avvenuto.

A questo punto si auto-seleziona l'ultimo arrivato.

Nel menu a tendina Tipo contatto ci sono adesso i due elementi.

Torniamo adesso alla anagrafica cliente e faremmo l'inserimento di un contatto nuovo. 

Useremmo i pulsanti posti nella sezione dei contatti che ci permettono l'inserimento, la modifica e la eliminazione dei contatti.

Il pulsante con il segno 'PIÙ' serve per aggiungere un nuovo contatto. Premendolo compare una piccola finestrina dove potremmo inserire i dati del contatto nuovo.

Tramite il menu a tendina Tipo contatto, selezioniamo il tipo di contatto, e nella casella Valore inseriamo il dato del contatto. 

La casella Descrizione serve per indicare a chi o a che appartiene il contatto. Per registrare il contatto, premiamo il pulsante di salvataggio indicato con la figura del dischetto.

A questo punto il programma aggiunge, senza che dopo ci sia bisogno di premere il pulsante di salvataggio delle modifiche dell'anagrafica cliente, in quanto ha fatto l'inserimento direttamente.

La sezione dei contatti conterrà il dato che è stato inserito.

Possiamo inserire contatti in modo illimitato, l'unico vincolo è non ripetere un numero di contatto all'interno dell'anagrafica cliente.

MODIFICARE UN CONTATTO

Per fare la modifica di un contatto, basta selezionare il contatto e premere il pulsante con l'immagine della matita posto sul lato destro del pulsante che abbiamo utilizzato per fare l'inserimento di un nuovo contatto. Facendo cosi, compare la finestrina di modifica del contatto.

Facciamo le modifiche e confermiamo il tutto premendo il pulsante di salvataggio.

ELIMINARE UN CONTATTO

Per eliminare un contatto, si deve selezionare il contatto e premere dopo il pulsante di eliminazione posto a destra del pulsante di modifica del contatto.

Dobbiamo confermare l'operazione in modo che il programma prosegua con l'eliminazione.