CREAZIONE PREVENTIVI

Una volta inserito un nostro cliente, è il momento di fare un preventivo.

Per fare un nuovo preventivo faremmo clic nel pulsante Nuovo Preventivo.

Compare la finestra per l'inserimento di un nuovo preventivo.

Tramite il pulsante di ricerca, selezioniamo il cliente a cui faremmo il preventivo. 

Il programma a questo punto farà comparire una finestra per la ricerca del cliente, nella quale, potremmo selezionare il cliente fra tutti quelli inseriti nel programma. In tale finestra, se ci fossero tanti clienti, sarà possibile accorciare l'elenco tramite le caselle di filtro per velocizzare la ricerca del cliente.

Una volta individuato nostro cliente faremmo un doppio clic sulla riga che lo contiene. Nel nostro caso selezioneremmo il cliente oggetto del nostro inserimento di esempio.

Se lo desideriamo e abbiamo creato delle condizioni di pagamento, possiamo fare la scelta tramite il combobox Condizione Pagamento.

A questo punto inseriamo il dato del nostro preventivo nella casella d'inserimento della descrizione, quantità e prezzo.

Per aggiungere, lo si fa premendo il pulsante con la freccia. Ripetiamo questa operazione per continuare ad aggiungere righe se necessario.

Una volta che abbiamo finito, si procede a salvare il preventivo premendo il pulsante Nuovo Preventivo, in questo modo, il programma farà la registrazione e assegnerà il numero a nostro preventivo.

Dopo che il numero di preventivo è stato assegnato, compaiono altri pulsanti nel preventivo, questi sono: Stampa, Duplicare e Fatturare.

Tramite questi pulsanti, possiamo fare delle operazioni a seconda della nostra necessità. Vediamo per il momento la opzione di stampa, che produce il seguente risultato.

Le altre opzioni del preventivo saranno spiegate in altri articoli su questo blog.

INSERIMENTO CONTATTI - ANAGRAFICA CLIENTE

L'anagrafica cliente del Sistema di Fatturazione per Regime Forfettario, si presenta cosi:

Faremmo attenzione in questo articolo, sulla sezione che riguarda i Contatti.

Come abbiamo visto nell'articolo che riguarda la Gestione dei Campi Aggiuntivi dell'Anagrafica Cliente, è un problema noto nella maggior parte dei programmi di gestioni presenti nel mercato, il fatto di gestire un numero limitato di contatti e tipi di contatto per i clienti. Si da il caso che, se il cliente ha tanti recapiti oppure, sempre dallo stesso cliente, abbiamo la necessità di registrare i recapiti di diverse persone. Per questo motivo, alla pari che la Gestione dei Campi Aggiuntivi nell'Anagrafica Cliente, esiste anche la possibilità di fare l'inserimento di tutti i contatti di cui abbiamo bisogno. 

In modo predeterminato, l'impianto iniziale del Sistema di Fatturazione per Regime Forfettario viene con il solo tipo di contatto 'Telefono' ma questo può essere ampliato in modo personalizzato.

Cosa sono i Tipi di Contatto?

I Tipi di Contatto sono la maniera con cui si contatta il cliente. Per esempio, il 'Telefono' è un tipo di contatto, il 'Cellulare' è un altro e cosi via.

Come si aggiungo i Tipi di Contatto?

per farlo bisogna andare nella sezione configurazione:

Viene aperta la finestra Gestione Tipologia Contatti.

Come detto prima, la sola tipologia presente al momento nell'impianto del prodotto, è 'Telefono'. Per aggiungere altro, in questo caso lo faremmo con la voce 'Cellulare', basta utilizzare la casella posta in basso. Faremmo quindi l'inserimento della voce 'Cellulare'.

Premendo il pulsante di salvataggio posto sulla destra della casella, inizierà l'inserimento del dato nel DataBase. Viene mostrato un messaggio a inserimento avvenuto.

A questo punto si auto-seleziona l'ultimo arrivato.

Nel menu a tendina Tipo contatto ci sono adesso i due elementi.

Torniamo adesso alla anagrafica cliente e faremmo l'inserimento di un contatto nuovo. 

Useremmo i pulsanti posti nella sezione dei contatti che ci permettono l'inserimento, la modifica e la eliminazione dei contatti.

Il pulsante con il segno 'PIÙ' serve per aggiungere un nuovo contatto. Premendolo compare una piccola finestrina dove potremmo inserire i dati del contatto nuovo.

Tramite il menu a tendina Tipo contatto, selezioniamo il tipo di contatto, e nella casella Valore inseriamo il dato del contatto. 

La casella Descrizione serve per indicare a chi o a che appartiene il contatto. Per registrare il contatto, premiamo il pulsante di salvataggio indicato con la figura del dischetto.

A questo punto il programma aggiunge, senza che dopo ci sia bisogno di premere il pulsante di salvataggio delle modifiche dell'anagrafica cliente, in quanto ha fatto l'inserimento direttamente.

La sezione dei contatti conterrà il dato che è stato inserito.

Possiamo inserire contatti in modo illimitato, l'unico vincolo è non ripetere un numero di contatto all'interno dell'anagrafica cliente.

MODIFICARE UN CONTATTO

Per fare la modifica di un contatto, basta selezionare il contatto e premere il pulsante con l'immagine della matita posto sul lato destro del pulsante che abbiamo utilizzato per fare l'inserimento di un nuovo contatto. Facendo cosi, compare la finestrina di modifica del contatto.

Facciamo le modifiche e confermiamo il tutto premendo il pulsante di salvataggio.

ELIMINARE UN CONTATTO

Per eliminare un contatto, si deve selezionare il contatto e premere dopo il pulsante di eliminazione posto a destra del pulsante di modifica del contatto.

Dobbiamo confermare l'operazione in modo che il programma prosegua con l'eliminazione.

GESTIONE CAMPI AGGIUNTIVI - ANAGRAFICA CLIENTE

L'anagrafica Cliente nel Sistema di Fatturazione per Regime Forfettario si presenta cosi:

Nella maggior parte dei programmi di fatturazione che sono nel mercato, l'anagrafica clienti è quella che è soggetta a molte richieste di adattamento in quanto ogni realtà gestisce in modo differente l'informazione che vuole vedere in essa.

Per questo motivo, nel nostro Sistema di Fatturazione per Regime Forfettario, abbiamo inserito soltanto i campi basilari più comuni, e lasciammo la gestione di altri campi all'utente. Come facciamo questo? Semplice!. Abbiamo inserito una gestione per la creazione in modo personalizzato dei campi nell'anagrafica cliente. L'abbiamo chiamato Gestione dei Campi Aggiuntivi. Tali campi, vengono mostrati, quando ci sono, in questa sezione dell'anagrafica cliente.

Continueremmo quindi con il cliente che abbiamo inserito nella guida di come inserire un nuovo cliente.

Come si aggiungono i campi aggiuntivi?

Ci sono due modi per accedere alla Gestione Campi Aggiuntivi:

1) Tramite un doppio clic sulla parola Campi Aggiuntivi nell'anagrafica cliente

2) Seguendo il percorso qui illustrato:

Entrambi modi fanno si che il programma apra la finestra Gestione Campi Aggiuntivi - Anagrafica Cliente.

Nel nostro esempio faremmo la aggiunta di due campi con lo scopo di capire come funziona tutto. Inseriremo quindi il campo aggiuntivo Data di Nascita e il campo Numero di Contratto.

Per fare l'inserimento di un nuovo campo aggiuntivo, useremmo la sezione posta in basso della finestra, riempiendo la casella con il nome del campo. I campi non possono essere doppi in quanto c'e una regola a livello di database che lo impedisce. Inseriamo quindi il nome del nuovo campo.

Per fare l'inserimento nel database dobbiamo premere il pulsante di salvataggio posto nel lato destro della casella.

Se l'inserimento è andato a buon fine, riceviamo un messaggio di conferma.

Se invece c'e stata un'anomalia, tipo per esempio se il campo era già stato inserito in precedenza, riceveremmo un messaggio di errore.

I messaggi di errore vengono nella lingua in cui è stato installato il database. Essendo il prodotto multilingua, dovresti vederlo nella lingua che hai concordato con il nostro tecnico al momento dell'installazione del prodotto.

La finestra Gestione Campi Aggiuntivi - Anagrafica Cliente, adesso dovrebbe vedersi con il campo aggiuntivo che è stato creato.

Facciamo lo stesso di prima con il secondo campo.

Dopo, la nostra finestra dovrebbe mostrare entrambi campi appena creati.

Da questo momento, la nostra anagrafica cliente avrà questi due campi da poter riempire per tutti i clienti che sono stati inseriti.

Con questa funzionalità del prodotto potete creare tutti i campi di cui abbiate bisogno per la vostra attività.

CONFIGURAZIONE DATI AZIENDALI

La sezione per la configurazione dei dati del proprietario della licenza d'uso del Sistema di Fatturazione per Regime Forfettario, è una sezione importante ed una delle prime che dovremmo configurare prima di iniziare ad utilizzare il programma.

Per accedere alla suddetta sezione, seguiamo il percorso illustrato:

La finestra al momento del primo accesso dovrebbe essere vuota oppure riempita con alcuni dati da parte di un nostro tecnico. Questo, perché in questa finestra compare il numero di licenza assegnato al prodotto che permette individuare nei nostri server che cliente a diritto ad scaricare gli aggiornamenti del programma. Ricorda che l'uso del programma è per sempre, ma per gli aggiornamenti c'e un piccolo abbonamento annuale da pagare.

In questa sezione vanno riempiti tutti i dati che riteniamo necessari, qui spiegammo ogni casella cosa comporta.

Ragione Sociale.- è la ragione sociale dell'attività, cioè il nome su cui è aperta la Partita IVA dell'attività.

Nome Commerciale.- se lo volgiamo inserire comparirà sempre nei documenti sotto la ragione sociale.

Sede Legale.- indirizzo indicato nella apertura della Partita IVA come sede dell'attività.

Partita IVA e Codice Fiscale.- Numero della Partita IVA che ci hanno attribuito ed il Codice Fiscale della nostra attività.

Dicitura Forfettaria.- è la dicitura che comparirà nelle fatture che saranno emesse. Ricordate che sotto il regime forfettario no si deve includere la voce IVA nelle fatture, cosi possiamo spiegare a chi riceve la fattura il motivo per cui non includiamo l'IVA nella fattura.

Banca e IBAN.- sono le coordinate bancarie sulle quali riceviamo i pagamenti da parte di nostri clienti. Questo dato compare anche nella fattura.

Se abbiamo un logotipo lo possiamo includere anche in questa sezione.

INSERIMENTO NUOVO CLIENTE

In questo Post, impariamo come fare l'inserimento di un nuovo cliente nel Sistema di Fatturazione per Regime Forfettario di ZEVEN Italia.

Partiamo del presupposto che abbiamo già fatto il login nel programma e siamo nella finestra principale. Da questo punto inseguiamo il percorso: 

Fatto questo, si presenta la finestra per l'inserimento di un nuovo cliente.

Per l'inserimento di un nuovo cliente ci sono soltanto 3 campi minimi, che devono essere riempiti in modo obbligatorio, questi campi vengono evidenziati con un bordo rosso.

In modo predefiniti i campi sono 'Partita IVA', 'Ragione Sociale' e il combobox ' Identificazione'.

Non ostante questo, è possibile registrare anche un cliente utilizzando come dato di fatturazione, il solo Codice Fiscale, per farlo possiamo indicare che il campo 'master' per l'identificazione del cliente che si sta per inserire è il Codice Fiscale,  utilizzando il combobox 'Identificazione' e selezionando la voce 'Codice Fiscale'.

Se selezionato come identificativo il Codice Fiscale, i campi obbligatori cambiano e si illumina con contorno rosso la casella per l'inserimento del Codice Fiscale.

Riempiamo in questo caso di esempio, solo i dati minimi per creare un nuovo cliente:

Come possiamo vedere soltanto quando i requisiti minimi sono soddisfatti, il pulsante Salva nuovo cliente, viene abilitato per essere premuto. Premendo il pulsante per la creazione del nuovo cliente, il programma inizia a fare l'intento di registro nel database dei dati del nuovo cliente. Si ricorda che a livello di database non è permesso di utilizzare la stessa combinazione di Partita IVA + Codice Fiscale per più di un cliente.

Se tutto è andato a buon fine, verrà indicato tramite un messaggio d'informazione il codice cliente che è stato attribuito al nuovo cliente appena inserito.

Dopo, la finestra d'inserimento cambia natura e diventa subito la scheda del cliente, in questo caso con il codice 000005.

Da adesso in poi ogni cambiamento che si faccia alla scheda, farà si che il pulsante di salvataggio venga accesso e ogni qualvolta venga premuto e il registro delle modifiche vada a buon fine tale pulsante si disabiliterà, indicando cosi quando i dati modificati non sono ancora stati salvati.

Il programma quando s'inserisce un numero di Partita IVA, oltre a fare la validazione corrispondente ed avvisare eventuali anomalie, aggiunge un 'IT' all'inizio del numero di Partita IVA in modo di renderla 'Italiana'. La validazione la fa anche con il Codice Fiscale.

PRIMO ACCESSO AL PROGRAMMA

Una volta che abbiamo ricevuto il programma 'chiavi in mano', dobbiamo fare il nostro primo accesso.

Sicuramente, abbiamo in mano il nostro nome utente e la password di 'default' "giovanni316".

Adesso, quindi facciamo doppio clic sull'icona del programma, e nella finestra di accesso, inseriamo le credenziali che abbiamo ricevuto per il primo accesso.

Nel nostro caso, ci colleghiamo con l'utente 'MARIO'.

Una volta inserite correttamente le nostre credenziali di accesso, essendo la prima volta che utilizziamo l'utenza, il programma ci mostra la finestra 'Modificare Password', perché essendo la password di default nota per tutti gli impianti del prodotto, è necessario che inseriamo una password personale.

 

Nella casella 'Password attuale' inseriamo la password di default, cioè 'giovanni316'.

Da notare che ci sono delle spie nel lato sinistro alto della casella che indicano se il dato che si inserisce è corretto.

Inseriamo due volte una password nostra. I requisiti per le password sono scritti nella casella sotto la casella 'Password attuale'. Detti requisiti sono: almeno 6 caratteri di lunghezza e almeno un numero.

Se i requisiti sono soddisfati, si accendono le spie di colore verde che indicano che tutto è corretto. Inoltre il pulsante 'Cambiare Password' si abilita per essere premuto soltanto se tutti i dati che devono essere inseriti sono conformi.

Una volta che abbiamo inserito e siamo pronti, premiamo il pulsante 'Cambiare Password'.

Se tutto è andato a buon fine, il programma mostrerà un messaggio d'informazione, dove ci indica che dobbiamo uscire e rientrare del programma per completare la procedura.

Non ci resta che uscire e rientrare al programma per testare la nostra nuova password. 

Si raccomanda, custodire per bene la password. Nel caso che vi dimenticate la password e non riuscite ad entrare più al programma, si prega di contattarci per fare un reset della password via remota in modo che possiate di nuovo entrare con i dati di default e rifare la procedura di cambio di password che il programma forza al primo accesso.